Dokumentenmanagement-System (DMS): Definition & Vorteile
Die Informationsmengen innerhalb der Unternehmen wachsen kontinuierlich. Wie können Sie also sicherstellen, dass Sie zu jeder Zeit die korrekten und vollständigen Dateien abrufen können, um basierend darauf die richtigen Entscheidungen zu treffen? Die Antwort lautet: Nutzen Sie ein Dokumentenmanagement-System (DMS). Doch was verbirgt sich dahinter und welche Vorteile bringt ein DMS mit sich? Das erfahren Sie hier.
DMS: Definition
Kommt Ihnen das folgende Szenario bekannt vor? Sie benötigen dringend ein bestimmtes Dokument und begeben sich auf die Suche nach der entsprechenden Datei. Allerdings gestaltet sich die Suche schwierig, da Sie sich hierfür durch eine Unmenge an Dokumenten kämpfen müssen. Sollten Sie wider Erwarten fündig werden, stehen Sie vor der nächsten Herausforderung: Das Dokument existiert in zahlreichen Versionen und Sie können nicht auf Anhieb sehen, welche davon die richtige ist. Mit dem Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems gehören diese lästigen Zeiten nur noch der Vergangenheit an.
Ein DMS ist ein EDV-System, das zur Verwaltung, Speicherung und Wiedergabe von Dokumenten innerhalb eines Unternehmens bzw. einer Organisation dient.
DMS – die Vorteile liegen auf der Hand
Das DMS geht mit zahlreichen Vorteilen einher: Dank der zentralen Steuerung profitieren Sie von einer schnelleren Auffindbarkeit aller gespeicherten Unterlagen. Das fördert zugleich die Effizienz Ihrer Arbeitsprozesse, da Sie Ihre Dokumente stets griffbereit haben und diese in Sekundenschnelle überarbeiten und optimieren können. Ein weiterer Pluspunkt: Eine DMS-Software ist mit einer Vielzahl von Dateitypen kompatibel und kann diese auch problemlos konvertieren. Somit können Sie all Ihre Dokumente problemlos öffnen, weiterbearbeiten und abspeichern.
Dokumentenmanagement-Systeme leisten zudem einen Beitrag zur Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens: Wenn ein elektronisches Datenarchiv die betagte Papierablage ablöst, müssen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Dokumente fortan weder ausdrucken noch abheften. Das schont die Umwelt und spart zugleich jede Menge Platz, Zeit und somit auch Geld.
Last but not least: Die digitale Ablage eines Dokumentenmanagement-Systems ist orts- und geräteunabhängig zugänglich. Somit können Sie sich auf einen flexiblen standortübergreifenden Zugriff auf alle relevanten Unterlagen verlassen.
Mit einem DMS sind Sie DSGVO-konform unterwegs
Einige Unterlagen unterliegen gesetzlichen Vorgaben und Bestimmungen zur Speicherung und Aufbewahrung. So müssen beispielsweise Rechnungen gegenüber dem Finanzamt über einen bestimmten Zeitraum vorgelegt werden können. Dokumente mit personenbezogenen Daten müssen hingegen fristgerecht wieder gelöscht werden. Ein DMS unterstützt Sie bei der Einhaltung solcher gesetzlichen Vorschriften, indem es Sie an Lösch-, aber auch an Aufbewahrungsfristen erinnert. Mit dem Einsatz eines DMS behalten Sie anstehende DSGVO-relevante Maßnahmen im Blick und bleiben folglich auf der sicheren Seite.
Mit einer DMS-Lösung können Sie festlegen, welche Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Zugriff auf welche Informationen erhalten sollen. Dadurch verhindern Sie, dass Unbefugte an interne Personalangelegenheiten oder geheime Unterlagen gelangen.
Eine weitere wichtige Funktionalität der DMS-Software ist die Versionsverwaltung. Erkennen Sie auf einen Blick, wer zu welchem Zeitpunkt ein Dokument angepasst hat. Auf diese Weise arbeiten alle Mitarbeitende im Unternehmen mit den gleichen validen Dokumenten. Hiermit verhindern Sie, dass veraltete Dokumente oder Dubletten im Umlauf sind.
Dokumentenmanagement-Systeme tragen erheblich zur Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Arbeitsprozessen. Ihre Unterlagen werden von der Erstellung bis zur endgültigen Version sicher abgelegt. Somit können Sie bei Bedarf den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments rekonstruieren und jeden gespeicherten Zwischenschritt überprüfen. Zum einen werden vorgenommene Veränderungen protokolliert. Zum anderen haben Sie jederzeit die Möglichkeit, spätere Versionen zu verwerfen und den Originalzustand wiederherzustellen bzw. zu Vergleichszwecken einzusehen.
Ob als Cloud-, On-Prem- oder als hybride Lösung – es gibt vielfältige Möglichkeiten, ein Dokumentenmanagement-System in Ihre Prozesse zu integrieren. Gerne beraten wir Sie, um den für Sie bestmöglichen Weg gemeinsam zu erarbeiten:
Fazit
Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems ist für viele Unternehmen der erste, wichtige Schritt in Richtung einer holistischen digitalen Strategie. Insbesondere für produzierende KMU bietet sich ein professionell aufgestelltes DMS-System an, das in ein ERP-System integriert wird.
Mithilfe unserer ganzheitlichen Branchenlösung unitop passen wir Ihre betrieblichen Prozesse individuell so an, dass Sie für Ihr Unternehmen und Ihren Bedarf das bestmögliche Ergebnis erzielen können.
Auf den Punkt gebracht
Die DMS-Vorteile im Überblick
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