unitop Kammer

Als Kammer oder vergleichbare Organisation haben Sie mit einer Vielzahl von Adressen zu tun, angefangen bei Ihren Mitgliedern über öffentliche Einrichtungen wie Krankenhäuser, Universitäten oder Gerichte bis hin zu klassischen Unternehmen. Doch egal wie komplex die Beziehungen zwischen diesen Kontakten sind oder wie umfangreich sich mögliche Anschriften gestalten, mit dem Adressmanagement bringen Sie Übersicht und Ordnung in Ihre Kontakte.

Hinterlegen Sie zu jedem Kontakt beliebig viele Adressen und legen Sie fest, über welche Adresse Sie bevorzugt korrespondieren. Verknüpfen Sie mehrere Kontakte miteinander und legen Sie fest, in welchen Funktionen die Kontakte in Beziehung stehen. Planen Sie Ihre Aktivitäten über das Aufgabenmanagement und lassen Sie sich über systeminterne Workflows an wichtige Termine und Fristen erinnern.

Egal wie groß Ihr Adressbestand ist, mit der phonetischen Suche finden Sie jeden Kontakt auf Anhieb. Auf der Kontaktkarte pflegen Sie übersichtlich und komfortabel alle Daten zu Ihrem Kontakt. Über die Cockpit-Funktion sehen Sie auf einen Blick, ob es sich um ein Mitglied, einen Seminarteilnehmer oder z. B. Gremienteilnehmer handelt.

Die Microsoft-Office-Produkte sind selbstverständlich integriert, so dass Sie hier keine Kompromisse eingehen müssen.

Speziell für Kammern bietet unsere Branchenlösung umfangreiche CRM-Funktionalitäten, die Sie bei der Beziehungspflege zu Ihren Mitgliedern unterstützen. Profitieren Sie von der Transparenz unseres Systems und finden Sie schnell alle Informationen zu einem Mitglied. Daten zu den verschiedensten Fachbereichen, z. B. Mitgliederverwaltung, Veranstaltungsmanagement, Gremienverwaltung, Fort- und Weiterbildung, Ausbildung oder Finanzbuchhaltung werden strukturiert dargestellt und können entsprechend ausgewertet werden. Ein Vorteil, denn so können Sie bei Bedarf Ihre Mitglieder mit den Themen und Informationen versorgen, die tatsächlich für sie interessant sind oder die zu ihrer Verwaltung dienlich sind.

Egal ob Ärztekammer, Architektenkammer oder Steuerberaterkammer. Die Mitgliederverwaltung ist der zentrale Arbeitsbereich einer jeden Kammer. Hinterlegen Sie entsprechend Ihrer Satzung und Beitragsordnung die einzelnen Beitragsstaffeln im System und weisen Sie diese Ihren Mitgliedern zu. Die Mitgliederverwaltung unterstützt Sie hierbei mit einer komfortablen Oberfläche und vielen Automatismen bei der Abrechnung Ihrer Beiträge. Sofern einzelne Beiträge nicht bezahlt werden, informiert Sie das System hierüber und bietet Ihnen die Möglichkeit zur Mahnung der Beiträge.

Neben der Abrechnung steht natürlich die Betreuung Ihrer Kammermitglieder im Vordergrund. Über das Mitglieder-Cockpit haben Sie stets Zugriff auf alle relevanten Informationen. Sehen Sie auf einen Blick alle Neumitglieder, Ihren Gesamtmitgliederbestand sowie bevorstehende Ehrungen und Geburtstage.

Unsere Lösung unterstützt Sie umfassend bei der Organisation Ihrer Veranstaltungen – von der Planung bis hin zur Abrechnung. So haben Sie die Möglichkeit, Ihre Veranstaltungen weitestgehend im Vorhinein zu erfassen. Hinterlegen Sie alle relevanten Informationen rund um eine Veranstaltung, angefangen bei den inhaltlichen Rahmendaten über die Dozenten und die Veranstaltungsorte bis hin zu den Teilnehmern. So finden Sie an einer zentralen Stelle alles Wissenswerte rund um Ihr Event.

Zu den wichtigsten Aufgaben der berufsständischen Körperschaften dient die Sicherstellung einer qualifizierten Aus-, Weiter- und Fortbildung ihrer Mitglieder.

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten teilen sich nicht selten in verschiedene Module auf. Verbinden Sie mit unitop Kammer die entsprechenden Module flexibel und listen Sie diese in einer Baumstruktur auf. Legen Sie dabei fest, bei welchen Modulen es sich um über- oder untergeordnete Module handelt, wann eine Anmeldung obligatorisch ist und ob eine separate Rechnung erstellt wird. Auch die Verwaltung von Fort- und Weiterbildungspunkten ist eine wichtige Funktionalität in unitop Kammer – denn Sie haben die gesetzliche Aufgabe, Ihre Mitglieder weiterzubilden. Alle Informationen rund um besuchte Fort- und Weiterbildungen sowie entsprechend gesammelte Punkte können in unitop Kammer zentral und transparent einsehbar hinterlegt werden. So sehen Sie auf einen Blick, ob Ihr Mitglied die erforderliche Anzahl an Punkten in einem bestimmten Zeitabschnitt sammeln konnte.

Neben Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten können auch Lehrgänge optimal über unser System abgebildet werden. Lehrgänge bestehen oftmals aus verschiedenen Teil-Veranstaltungen, die in unitop Kammer miteinander kombiniert werden können. Legen Sie für jede einzelne Ebene eines Lehrgangs fest, ob eine Gebühr anfällt. Das ist beispielweise der Fall, wenn Sie einen gebührenpflichtigen Lehrgang anbieten, der eine Prüfung mit einer separaten Gebühr beinhaltet.

Erfassen Sie mit unitop Kammer alle Daten rund um Ihre Gremien, Ausschüsse und Arbeitskreise – einschließlich Teilnehmern, Funktionen sowie Eintritts- und Austrittsdaten. Korrespondenzen an einen oder mehrere Teilnehmer können direkt aus einem Gremium gesteuert werden. Dabei kann die Korrespondenz nicht nur im Gremium eingesehen werden, sondern auch beim Teilnehmer selbst. Erfassen Sie zu Ihren Gremien entsprechende Sitzungen. Dabei können Sie alle relevanten Daten wie das Sitzungsdatum, den Sitzungsort, die Tagesordnung sowie alle Teilnehmenden inklusive abgesandte Vertreter hinterlegen. Sofern Sie Ihren Sitzungsteilnehmern Aufwandsentschädigungen vergüten, können Sie diese direkt anweisen, eine Rechnung erstellen und auf Wunsch auch buchen. Selbstverständlich können Sitzungsprotokolle und Beschlüsse transparent zu jeder Sitzung hinterlegt werden.

Verwalten Sie alle notwendigen Daten von Auszubildenden Ihrer Mitglieder in unitop Kammer. Dazu gehören neben dem Erfassen der Kontaktdaten auch die Ablage von Ausbildungsverträgen sowie allen relevanten Informationen rund um Ihre Auszubildenden. Hinterlegen Sie im System entsprechende Prüfungsordnungen und nehmen Sie die Prüfungsplanung dynamisch vor. Individuelle Notenberechnungen können unkompliziert berücksichtigt werden. Darüber hinaus können Sie Berufsbildungsstatistiken über unsere Lösung erstellen und alle nötigen Daten aus dem System generieren.

Berufsständische Körperschaften stehen in der Verantwortung, Qualität und Sicherheit von Einrichtungen oder Geräten ihrer Mitglieder zu prüfen und notwendige Genehmigungen zu erteilen. Dies betrifft beispielsweise Röntgen- und Strahlungsgeräte sowie Aspekte der Sicherheit und Hygiene bei Ärztekammern. Mit Audit werden die Mitarbeiter der Kammer dabei unterstützt, Betreuungsverträge zu pflegen und notwendige Prüfungen in regelmäßigen Abständen oder bei konkretem Anlass zu planen und durchzuführen. Weiterhin unterstützt Sie unitop Kammer dabei, die gesetzlichen Vorgaben zur betriebsärztlichen und sicherheitstechnischen Betreuung zu gewährleisten (BUS-Dienst).

Die vollumfängliche Finanzbuchhaltung in unitop Kammer unterstützt Sie bei allen Tätigkeiten des internen und externen Rechnungswesens.

Die Hauptbuchhaltung ermöglicht Ihnen die Verwaltung mehrerer Finanzmandanten, sodass Sie Verein und wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb (WGB) sowie etwaige weitere Mandanten sauber voneinander trennen können. Sie können Mandanten konsolidieren sowie Belege elektronisch zwischen Mandanten austauschen – zum Beispiel, wenn der WGB dem Verein eine Dienstleistung berechnet. Darüber hinaus unterstützt Sie das System bei der Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung und der E-Bilanz.

Neben der Hauptbuchhaltung können Sie auch das Debitoren- und Kreditorenmanagement sowie den Zahlungsverkehr abwickeln. Die SEPA-Anforderungen werden vollständig erfüllt. Eine Budgetverwaltung, eine Liquiditätsprognose sowie ein umfangreiches Finanzberichtswesen runden den Leistungsumfang dieser Funktion ab.

Die Finanzbuchhaltung ist testiert und entspricht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung (GoB). Das Testat stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mehr Informationen rund um die Finanzbuchhaltung von unitop finden Sie hier:

Finanzbuchhaltung mit unitop

Reduzieren Sie Such- und Bearbeitungszeiten durch die Nutzung des professionellen Dokumentenmanagement-Systems. Legen Sie ein- und ausgehende Korrespondenzen direkt vorgangs- und kontaktbezogen ab. Darüber hinaus ermöglicht die Versionierung von Dokumenten, dass alle Stellen innerhalb der Kammer mit denselben validen Dokumenten arbeiten. Zudem steht Ihnen eine Funktionalität zur Verfügung, um Dokumente unveränderlich zu archivieren. Werden Dokumente von Ihren Mitgliedern benötigt, entfällt die oftmals lange Suche in E-Mails, Ordnern oder anderen digitalen Strukturen und Filtersystemen. Das passende Dokument ist unkompliziert zu finden und kann anschließend dem Mitglied zur Verfügung gestellt werden.

Mitglieder erwarten im Zeitalter moderner Systeme oftmals ein gewisses Maß an Digitalisierung. Die Lösung: Ein digitales Mitgliederportal, das online aufzurufen und intuitiv zu bedienen ist. Durch die Portalintegration kann die Servicequalität um ein Vielfaches gesteigert werden. So können sich Mitglieder auch nach Geschäftsschluss oder am Wochenende in das Portal einloggen, auf benötigte Daten zugreifen oder Anfragen stellen – das bringt nicht nur Kosteneinsparungen im Postversand mit sich, sondern verringert auch den Arbeitsaufwand und wirkt Fehlern entgegen. Stellen Sie sich vor, ein Interessent füllt online den Mitgliedsantrag Ihrer Kammer aus. Die benötigten Belege können mit dem Antrag bereits digital im Portal hinterlegt werden. Das System prüft anschließend die angegebenen Daten auf ihre Validität. Nach dem Versand des Antrags über die Homepage werden die Daten automatisch in die Prüftabelle von unitop NPO Kammer übermittelt, worüber einer Ihrer Kammermitarbeiter automatisch informiert wird. Der Mitarbeiter erhält in diesem Fall eine Meldung, dass ein neuer Antrag zur Prüfung eingegangen ist. Er kann diesen im Anschluss einsehen und den Datensatz per Knopfdruck in das System übernehmen.

Unser Business Intelligence bietet Ihnen eine komplette Transparenz über alle wesentlichen Kammerprozesse. Sehen Sie mit wenigen Blicken, wie Ihre Leistungen von Ihren Mitgliedern angenommen werden und wo ggf. Optimierungspotenzial besteht. Ihre Mitglieder werden es Ihnen danken, da Bedarfe wesentlich früher erkannt werden.

Die Führung eines elektronischen Heilberufsausweises (eHBA) auf der Grundlage von § 291a SGB V wird verpflichtend für Berufsgruppen der Heilberufe im deutschen Gesundheitswesen. unitop Kammer unterstützt Sie bei der Anbindung verschiedener Vertrauensdiensteanbieter (VDA) sowie bei der Prüfung und Bestellung elektronischer Praxisausweise (SMC-B). Profitieren Sie von der Integration in bestehende Module wie beispielsweise der Mitgliederverwaltung oder dem Customer-Relationship-Management, sodass schnell und einfach eingehende Anträge fachlich geprüft werden können. Ebenso bietet unitop Kammer für die Erstellung und Verwaltung eindeutiger Merkmale wie LEAN und Telematik-ID entsprechende Funktionen, die Sie nutzen können. Bis hin zum Datenaustausch mit dem Verzeichnisdienst sind Sie mit unitop Kammer auf neue Herausforderungen durch zunehmende Digitalisierung im Gesundheitswesen gewappnet.

Eine maßgebliche Aufgabe einer berufsständischen Kammer ist die fachliche Beratung ihrer Mitglieder und deren Kunden in Rechtsfragen. Beschwerden von Patienten/Kunden und Kammermitgliedern können entsprechend aufgenommen werden, sodass Sie als Kammer anschließend die Möglichkeit haben, alle Parteien im Hinblick auf mögliche rechtliche Schritte zu beraten. So ist die Rechtsabteilung einer Ärztekammer beispielsweise anzusprechen, wenn es um Fragen zu Patientenrechten geht oder es einen Verdacht auf den Verstoß gegen die Berufsordnung gibt. Auch können Beschwerden, die von Ärzten gegenüber Patienten auftreten, abgewickelt werden. Dazu kann über unitop Kammer ein entsprechender Workflow ausgelöst werden. Diese kammerspezifische Funktionalität geht weit über das Standard-Beschwerdemanagement hinaus.

Die Anlagenbuchhaltung ermöglicht Ihnen die professionelle Verwaltung Ihrer materiellen und immateriellen Anlagen unter Berücksichtigung der steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben. Der gesamte Lebenslauf einer Anlage ist per Knopfdruck ersichtlich – ganz gleich, ob es sich um Anschaffungen, Zuschreibungen, Abschreibungen oder Sonderabschreibungen handelt. Anschaffungen kalkulieren Sie, indem Sie mittels Plananlagen verschiedene Szenarien simulieren.

unitop Akademie bietet Ihnen nicht nur eine Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung, sondern auch ein Controlling-Instrument, mit dem Sie beliebig viele Dimensionen (z. B. KST, KTR, Region, Aktion etc.) auswerten können. Die einzelnen Dimensionen lassen sich miteinander kombinieren und hierarchisch anordnen, sodass sie Ihren Anforderungen an die Kostenrechnung entsprechen. Außerdem können Sie jede Dimension budgetieren – für eine komfortable Planung Ihres Haushalts.

Ganz gleich, ob Sie wenige Artikel in Ihrer Geschäftsstelle verwalten oder über mehrere Läger verfügen: Die Warenwirtschaft von unitop Kammer unterstützt Sie professionell.

Hinterlegen Sie zu Ihren Artikeln lieferantenbezogene Einkaufspreise sowie Verkaufspreise nach Kundengruppen (z. B. Veranstaltungsteilnehmer). Anhand von Mindestmengen unterstützt Sie das System mit Bestellvorschlägen, sodass Sie immer die richtige Anzahl von Artikeln vorrätig haben. Aufträge erfassen Sie manuell – oder automatisch per Schnittstelle, zum Beispiel aus Ihrem Online-Shop.

Wenn Sie einen Auftrag kommissioniert haben, unterstützt Sie unitop beim Versand, sodass Ihre Mitglieder und Kunden schnellstmöglich die bestellten Waren erhalten. Sollte es einmal zu einer Reklamation kommen, wickeln Sie diese komfortabel über das System ab.

Die Workflow-Steuerung unterstützt alle Arbeitsabläufe, an denen mehrere Mitarbeiter mitwirken – zum Beispiel die Prüfung von Eingangsrechnungen oder die Erstellung und Unterzeichnung von Seminarteilnahmebestätigungen. Dabei gewährleistet sie, dass die definierten Aufgaben rechtzeitig in der richtigen Reihenfolge erledigt werden; Ihre Mitarbeiter werden automatisch benachrichtigt. Insbesondere bei zeitkritischen Prozessen oder Freigabeverfahren leistet die Workflow-Steuerung wertvolle Dienste.