unitop Altersversorgung
Das ganzheitliche Bestandsführungssystem
Für Versorgungswerke & Pensionskassen konzipiert
Sie sind auf der Suche nach einem ganzheitlichen Bestandsführungssystem, das Sie für die Anwärter- und Rentner-Verwaltung optimal unterstützt? Dann sind Sie bei uns genau richtig! Mit unitop Altersversorgung geben wir Ihnen eine umfassende Softwarelösung an die Hand, um Ihre Bestandsverwaltung optimal aufzustellen. Unsere Lösung basiert auf Microsoft Dynamics 365 Business Central und wurde gezielt für berufsständische Versorgungswerke und Einrichtungen der betrieblichen Altersversorgung (wie zum Beispiel Pensions- und Zusatzversorgungskassen) konzipiert. Mit unitop können Sie die Herausforderungen Ihrer Branche effizient und zukunftssicher meistern.
unitop Altersversorgung
Ganzheitliche Bestandsverwaltung für Versorgungswerke & Pensionskassen
Als integrierte Standard-Software mit spezialisierten branchenspezifischen Funktionen deckt unitop Altersversorgung alle Kernprozesse von berufsständischen Versorgungswerken und bAV-Einrichtungen ab.
Die Bestandsverwaltungssoftware unitop Altersversorgung basiert auf der für Unternehmen entwickelten Standard-Software Microsoft Dynamics 365 Business Central, in Kombination mit weiteren Microsoft-Produkten.
Ob Mitglieder- oder Rentnerverwaltung, Rechenkern, Zahlstellenmeldeverfahren, digitale Rentenübersicht oder Portalanbindungen: Dank langjähriger Branchen-Expertise haben wir dedizierte Funktionen entwickelt, welche die spezifischen Bedürfnisse von Altersversorgungseinrichtungen optimal bedienen.
Mit unitop geben wir Ihnen eine innovative zukunftssichere skalierbare Lösung an die Hand, die für neue Anforderungen bestens gerüstet ist und Ihnen maximale Investitionssicherheit bietet.
Ob IT-Compliance, Datenschutz oder BaFin-Aufsicht – mit unitop Altersversorgung sind Sie stets auf der sicheren Seite: Die Entwicklung und proaktive Anpassung der dedizierten Funktionen und Schnittstellen erfolgt unter Einhaltung geltender Gesetzesvorgaben.
Ganzheitlich. Branchenspezifisch. Nachhaltig.
Ein Bestandsführungssystem – all inclusive
Als ganzheitliche Lösung bringt unitop Altersversorgung all das mit, was Sie für einen reibungslosen Ablauf Ihrer Prozesse benötigen:
Anwärter- & Mitgliederverwaltung
Digitales Vertragsmanagement & vieles mehr
Ob Aktive, Anwärter, Mitarbeiter, Mitglieder, Versicherte oder andere – unter „Anwärter- und Mitgliederverwaltung“ fassen wir alle Personengruppen zusammen, mit denen Sie als Versorgungseinrichtung in der Beitragsphase interagieren. Für die Verwaltung Ihrer Anwärter- und Mitglieder steht Ihnen in unitop Altersversorgung eine integrierte Adressverwaltung (CRM) zur Verfügung. Die Anwärter- und Mitgliederverwaltung enthält verschiedene Funktionalitäten, die Ihre Prozesse auf ein neues Niveau heben werden:
Dank umfangreicher Funktionalitäten der Stammdatenverwaltung werden Sie im Arbeitsalltag entlastet: Das eigene Rollencenter unterstützt Sie bei allen Prozessen rund um die Sachbearbeitung Ihrer aktiven Kontakte. Hierbei bildet die integrierte Adressverwaltung (CRM) die Basis für die Stammdatenverwaltung, welche von der GOB um branchenrelevante Felder und Funktionen erweitert wurde. Für das Prozessmanagement können Sie auf zahlreiche Funktionalitäten zurückgreifen, die Sie bei vordefinierten Workflows optimal unterstützen – beispielsweise bei der Anlage neuer Anwärterinnen bzw. Anwärter. Dank der visuellen Darstellung des Bearbeitungsfortschritts einzelner Aktionen behalten Sie stets den Überblick.
Die integrierten Funktionalitäten Antragsverwaltung und Dokumentenmanagement unterstützen Sie bei sämtlichen Antragstypen. So können Sie beispielsweise einen Antrag auf vorgezogene Altersrente durch Zuordnung von Aufgaben und Aktivitäten zu einzelnen Prozessschritten effizient verwalten. Einzureichende Dokumente können in gescannter Form in der digitalen Akte geführt werden.
Sollten Sie regelmäßig Ihre Mitglieder und Anwärter anschreiben, können Sie sich fortan auf die Anschreiben-Funktion verlassen: Mit wenigen Klicks können Sie auf Basis von hinterlegten Textbausteinen komplexe Massenausdrucke aus der Software heraus erstellen. Entsprechende Templates können Sie selbst erstellen und anpassen. Anschreiben können Sie als Belege im integrierten Dokumentenmanagement-System ablegen, jederzeit einsehen und bei Bedarf wiederverwenden. Alternativ können Sie selbstverständlich auch Microsoft Word für die Korrespondenz benutzen.
Der Rolle Anwärter- bzw. Mitgliederverwaltung obliegt auch die Abwicklung des gesamten Beitragsmanagements, inklusive Verwaltung sämtlicher Anwartschaften bzw. Zusagen. Dank der integrierten testierten Nebenbuchhaltung stehen Ihnen vielfältige nützliche Optionen zur Verfügung – wie zum Beispiel Sollstellung, SEPA-Zahlungsverkehr mit automatischem Lastschrifteinzug, automatisches Verbuchen bei Selbstzahlern durch Import von elektronischen Kontoauszügen, Offene-Posten-Verwaltung und Mahnwesen. Die Funktionen müssen nur noch nach Ihren individuellen Vorgaben konfiguriert werden.
Über eine Trägerschnittstelle können elektronische Beitragsmeldungen von Ihren Trägerunternehmen importiert werden, um die Beitragsverarbeitung weitestgehend zu automatisieren. Beitragsmeldungen sowie die zugehörigen Zahlungen ordnet unitop Altersversorgung weitestgehend automatisch den richtigen Anwärtern zu. Das vermindert die Aufwände für die Beitragsabstimmung erheblich.
In der integrierten Vertragsverwaltung erfolgt die Zuordnung der erhobenen Beiträge zum jeweiligen Anwärter in Form von Beitragsposten, die schließlich zu Beitragsanwartschaften führen. Sollstellungen und zugeordnete Zahlungen werden im Nebenbuch der Debitorenbuchhaltung über die Debitorenposten abgebildet. Beitragszahler können dabei sowohl Arbeitgeber bzw. Trägerunternehmen als auch Selbstzahler sein. Die Buchungen erfolgen unabhängig von der tatsächlichen Nutzung der Hauptbuchhaltung in unitop Altersversorgung.
Komplexe Vertragskonstrukte einfach verwalten
Die Landschaft der Altersversorgungseinrichtungen ist in Deutschland sehr vielfältig und komplex aufgebaut. Die verschiedenen Durchführungswege bringen einen hohen Grad an Flexibilität mit sich, der notgedrungen mit entsprechenden Herausforderungen einhergeht. Mit unserem ganzheitlichen Bestandsführungssystem meistern Sie Ihre komplexen Aufgaben mit links: In unitop Altersversorgung lassen sich komplexe Vertragskonstrukte einfach verwalten, mehrere Status-Typen gleichzeitig abbilden und eine Auskunftsfähigkeit über die gesamte Organisation hinweg gewährleisten.
Rentner- und Leistungsverwaltung
Rentensimulation, Rechenkern, Verrentung & mehr
Die in unitop Altersversorgung integrierte Rentner- und Leistungsverwaltung bildet alle branchenspezifischen Prozesse ab. Darin sind verschiedene Funktionalitäten enthalten, die die Herausforderungen Ihrer komplexen Abläufe im Alltag mit Bravour meistern:
Die Rentner- und Leistungsverwaltung von unitop Altersversorgung kann im Rahmen des Rollenkonzepts in einer eigenen Benutzerrolle dargestellt werden. So kann die Verwaltung, je nach Organisationsstruktur, auch von einer anderen Abteilung und somit anderen Sachbearbeitern als in der Anwärter- bzw. Mitgliederverwaltung übernommen werden.
Im Falle einer Vertretung bei Abwesenheit kann die Bearbeitung durch denselben Sachbearbeiter erfolgen, indem Sie die Benutzerrolle samt Berechtigungen einfach erweitern. unitop Altersversorgung passt sich Ihrer individuellen Arbeitsweise und Organisation an.
Neben einer erweiterten Stammdatenpflege für Renten- und sonstige Leistungsempfänger und einer Verwaltung mehrstufiger Statusinformationen sind weitere spezifische Prozesse abgebildet. So erfolgt der Prozess der Verrentung über einen eigenen Verrentungstransfer, welcher den Anwender Schritt für Schritt durch das System führt. Über Wizzards wird der Sachbearbeiter auch beim Übergang vom Beitrags- zum Rentenvertrag oder der Transferfunktion für Todesfälle (Hinterbliebenen-Rente) unterstützt, sodass kein Arbeitsschritt vergessen werden kann.
Durch die Abwicklung über Workflows ist die Erteilung von Freigaben im Rahmen des 4-Augen-Prinzips möglich (Internes Kontrollsystem IKS).
Die Berechnung und Verwaltung der Renten erfolgt über die in unitop Altersversorgung abgebildete Vertragsverwaltung. Für jede Rentenart, Satzung bzw. Tarifart wird eine eigene Berechnungslogik in einem abgekapselten Rechenkern hinterlegt. Der Rechenkern wird sowohl für die Berechnung der Rente als auch für die Hochrechnungen für die Rentensimulationen verwendet.
Basis für die Verwaltung der Rentenansprüche und -zahlungen sind die Rentenposten, welche einem Rentenvertrag zugeordnet werden. Auf dieser Basis erfolgen die kreditorischen Buchungen und letztlich die Auszahlung über den integrierten Zahlungsverkehr an den Rentner. Die kreditorischen Buchungen in unitop Altersversorgung bilden dabei die Grundlage für die zu erstellende SEPA-Zahlungsdatei für die Renten.
Wie auch in der Anwärter- und Mitgliederverwaltung können Sie mehrere Status-Typen und mehrere Verträge je Rentner und Leistungsbezieher verwalten, um eine einfache und transparente Darstellung zu ermöglichen. Die Lösung ist zudem in der Lage, bei einer Person sowohl Beitrags- als auch Rentenverträge zu verwalten. Dementsprechend können Sie eine Person in der Nebenbuchhaltung gleichzeitig als Debitor und Kreditor führen, ohne hierdurch Dubletten zu erzeugen.
Die kontinuierliche Verwaltung von Lebendbescheinigungen, die Nutzung der Funktion für den Sterbedatenabgleich, Kinderzuschläge, Kapitalabfindungen, Pfändungen und auch der Versorgungsausgleich können selbstverständlich ebenfalls in unitop abgebildet werden.
Ein Versorgungsausgleich wird in unitop Altersversorgung als eigener Vorgang nach Ausgleichsart mit allen notwendigen Stammdaten erfasst und kann in der Softwarelösung selbst berechnet werden. Durch flexible Konfigurationsmöglichkeiten können Sie individuelle Rechenparameter für die Ausgleichsberechnung im Rechenkern berücksichtigen.
Sämtliche Stammdaten für Versorgungsausgleichsberechtigte und -verpflichtete sowie die zugrunde liegenden Ehezeitanteile sind transparent durch den Sachbearbeiter einsehbar. Auch hier steht Ihnen die Anschreiben-Funktion, inklusive Dokumentenmanagementsystem, zur Verfügung. So können Sie in wenigen Schritten beispielsweise Auskunftsschreiben an das Gericht oder den Versorgungsausgleichsberechtigten verwalten.
DASBV
Arbeitgebermeldeverfahren (DASBV) für berufsständische Versorgungswerke
Die für berufsständische Versorgungseinrichtungen konzipierte DASBV-Sammelannahmestelle ist in unitop Altersversorgung abgebildet. Mit der gänzlich integrierten DASBV-Funktion können Sie das etablierte Arbeitgebermeldeverfahren nutzen und den Datenaustausch gesetzeskonform elektronisch durchführen.
Die DASBV-Funktion basiert auf den von der DASBV GmbH vorgesehenen Schnittstellen und Kommunikationskomponenten und ermöglicht Ihnen einen verschlüsselten Datenaustausch. Bei gesetzlichen Änderungen nehmen wir Anpassungen bzw. Erweiterungen vor und stellen Ihnen die jeweils aktuelle Version zur Verfügung. Somit sind Sie stets auf dem neuesten Stand und auf der sicheren Seite.
Der große Vorteil für Sie: Die Übermittlung erfolgt aus unitop heraus, ohne Software-Programm-Wechsel. Somit können Sie in Ihrer gewohnten Umgebung weiterarbeiten und die vielfältigen integrierten Funktionalitäten nutzen, die weitaus aus mehr zu bieten haben als nur den Abruf und die Entschlüsselung der von der DASBV bereitgestellten Daten:
DEÜV-Meldungen und Beitragserhebungen der Arbeitgeber können Sie einfach und bequem von der DASBV in unitop Altersversorgung importieren, um sie anschließend aus der Lösung heraus automatisiert zu verarbeiten. Hierbei können Sie selbst entscheiden, wie Sie den Abholvorgang der Meldungen gestalten. Dieser kann wahlweise über ein separates Rollencenter manuell angestoßen werden oder automatisch regelmäßig und zeitgesteuert erfolgen.
Mit der DASBV-Funktion können Sie zum einen Arbeitgeber samt entsprechender Beitragszeilen automatisch in unitop anlegen. Zum anderen haben Sie die Möglichkeit, einen automatischen Abgleich des gemeldeten Einkommens über die DASBV-Funktion durchzuführen.
Zum Funktionsumfang der in unitop Altersversorgung integrierten DASBV-Funktion gehört ebenfalls die Verarbeitung freiwilliger Beiträge.
Selbstverständlich können Sie die automatische An- und Abmeldung von Beschäftigungsverhältnissen über die DASBV-Funktion einfach und bequem durchführen.
Geschützter elektronischer Datenaustausch
Zahlstellenmeldeverfahren
Für das Zahlstellenmeldeverfahren ist eine dedizierte Funktion in unitop Altersversorgung integriert. Diese ist ITSG-zertifiziert und für die Abwicklung des geschützten elektronischen Datenaustausches mit den gesetzlichen Krankenkassen zuständig. Aufwendige, fehleranfällige Schnittstellen zu Fremdprogrammen werden hinfällig: Sie können ununterbrochen in Ihrer bekannten Umgebung arbeiten, ohne zwischen verschiedenen Software-Programmen hin und her wechseln zu müssen:
ZfA-konforme Stammdatenübermittlung
Rentenbezugsmitteilungsverfahren
Das Kommunikationsverfahren zur Rentenbezugsmitteilung an die Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA) wird in unitop Altersversorgung durch eine integrierte Funktion abgebildet. Somit werden aufwendige Schnittstellen zu Drittprogrammen hinfällig.
Die Steuerung der beiden Schnittstellen „Rentenbezugsmitteilung“ und „maschinelles Anfrageverfahren“ erfolgt über ein eigenes Rollencenter. Dies trägt zu einer verbesserten Transparenz und einer hohen Ergebniskontrolle bei.
Ob Übermittlung relevanter Stammdaten (Name, Geburtsdatum, Renten-Höhe, Jahresbetrag, darin enthaltener Anpassungsbetrag usw.) oder maschinelles Anfrageverfahren zur elektronischen Anfrage der Identifikationsnummer für Versorgungsempfänger und aktive Mitglieder: Die in unitop Altersversorgung integrierte Funktion „Rentenbezugsmitteilung“ gibt Ihnen zahlreiche nützliche automatische Funktionen an die Hand. Auch von der ZfA zugeschickte Identifikationsnummern, Rückmeldungen, Korrekturen oder Storno- und Fehlermeldungen werden wieder in die Stammsätze importiert und plausibilisiert.
Die Funktion „Rentenbezugsmitteilung“ basiert auf den Kommunikationshandbüchern und definierten Kommunikationsszenarien, die von der Zentralen Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA) bereitgestellt werden. Bei gesetzlichen Änderungen nehmen wir Anpassungen bzw. Erweiterungen vor und stellen Ihnen die jeweils aktuelle Version zur Verfügung.
Integriert & testiert
Finanzbuchhaltung
Als ganzheitliche Lösung enthält unitop Altersversorgung eine integrierte sowie testierte Finanzbuchhaltung. Anhand zertifizierter Funktionalitäten können Sie Ihre Neben- und Hauptbuchhaltung optimal durchführen. Das Ergebnis: Mehr Transparenz in der Abwicklung und eine erhebliche Aufwandsreduktion in der Administration Ihrer Prozesse.
Die Finanzbuchhaltung in unitop ist von der BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft testiert und entspricht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung (GoB). Das Testat stellen wir Ihnen auf Anfrage gerne zur Verfügung.
Ob internes oder externes Rechnungswesen: Unser ganzheitliches Bestandsführungssystem unterstützt Sie in allen Ihren Abläufen und liefert Ihnen ein zuverlässiges Controlling-Instrument. Dank der integrierten Anlagenbuchhaltung können Sie Ihre materiellen und immateriellen Anlagen unter Berücksichtigung der geltenden steuer- und handelsrechtlichen Vorgaben professionell verwalten.
Die Hauptbuchhaltung ermöglicht Ihnen die Verwaltung mehrerer Finanzmandanten. Sie können Mandanten konsolidieren sowie Belege elektronisch zwischen Mandanten austauschen. Auch für die Erstellung der E-Bilanz unterstützt Sie unitop sicher und zuverlässig.
Die Abwicklung von Debitoren- und Kreditorenmanagement sowie des Zahlungsverkehrs erfolgt ebenfalls aus der Lösung heraus. Hierbei werden die SEPA-Anforderungen vollständig erfüllt. Budgetverwaltung, Liquiditätsprognose sowie ein umfangreiches Finanzberichtswesen runden den Leistungsumfang der Finanzbuchhaltung ab.
Neben Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung bietet Ihnen unitop Altersversorgung ein zuverlässiges Controlling-Instrument, anhand dessen Sie beliebig viele Dimensionen (z. B. Kostenstellen, Kostenträger, Region, Aktion usw.) auswerten können. Die einzelnen Dimensionen können Sie so miteinander kombinieren und hierarchisch anordnen, dass sie Ihren spezifischen Anforderungen an die Kostenrechnung optimal entsprechen. Zudem haben Sie die Möglichkeit, jede Dimension für eine komfortable Planung Ihres Haushalts zu budgetieren.
Die Anlagenbuchhaltung ermöglicht Ihnen die professionelle Verwaltung Ihrer materiellen und immateriellen Anlagen unter Berücksichtigung der steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben. Der gesamte Lebenslauf einer Anlage ist per Knopfdruck ersichtlich – ganz gleich, ob es sich um Anschaffungen, Zuschreibungen, Abschreibungen oder Sonderabschreibungen handelt. Anschaffungen kalkulieren Sie, indem Sie mittels Plananlagen verschiedene Szenarien simulieren. So kann die Anlagenbuchhaltung in unserem Konzept auch als Basis für eine Immobilien- und Wertpapierverwaltung eingesetzt werden.
DMS
Dokumentenmanagement
Mit unitop Altersversorgung erhalten Sie automatisch ein Microsoft-SharePoint-basiertes Dokumentenmanagement-System. Letzteres unterstützt Sie bei der zentralen Verwaltung und Pflege sämtlicher Dokumente Ihrer Versorgungseinrichtung. Bei Nutzung und Zuordnung aller relevanten Dokumente können Sie elektronische Akten für Ihre Anwärter und Rentner erstellen und führen. Das Dokumentenmanagement bringt weitere Vorteile mit sich:
Portalanbindung
Schnittstelle zur Portalanbindung
Als hochmodernes Bestandsführungssystem bietet unitop Altersversorgung bereits im Standard eine konfigurierte Webservice-Schnittstelle zur Anbindung eines Portals für Ihre Anwärter und Rentner an. Neben der rein technischen Anbindung sind auch alle weitergehenden Prozesse und Workflows in der Schnittstelle berücksichtigt. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Ihre Träger- und Arbeitgeberunternehmen über ein Portal anzubinden und den Automatisierungsgrad nochmals zu erhöhen. Somit steht Ihrer digitalen Transformation zur optimalen Umsetzung des Self-Service-Gedanken für Ihre Anwärter, Rentner und Trägerunternehmen nichts mehr im Wege.
Sie betreiben aktuell noch kein Portal, spielen aber mit dem Gedanken, ein solches einzuführen? Keine Sorge! Wir unterstützen Sie in Ihrem Vorhaben – mit einem etablierten Portal eines langjährigen Partners von uns. Das vielfach eingesetzte Portal bildet bereits im Standard viele Kernprozesse ab – wie zum Beispiel:
Die Standardfunktionen können auf Wunsch beliebig individualisiert und erweitert werden.
Gemeinsam. Stabil. Wachsen.
Altersvorsorge digital – das unitop-Bestandsführungssystem hat alles im Griff
Die Anforderungen werden für Versorgungswerke und Pensionskassen immer komplexer, was schnell zu einer Überlastung der vorhandenen Personalressourcen führen kann. Dank der Digitalisierung Ihrer branchenspezifischen Prozesse entlasten Sie nicht nur Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Die Automatisierung zahlreicher Abläufe senkt den Verwaltungsaufwand erheblich, steigert die Effizienz Ihrer Organisation um ein Vielfaches und geht mit einer Reduktion Ihrer IT-Kosten einher.
Mit unitop Altersversorgung erlangen Sie ein modernes Bestandsführungssystem in Form einer skalierbaren Standard-Software, die sämtliche Kernprozesse Ihrer Einrichtung abdeckt. Die Softwarelösung erreicht einen hohen Grad an Spezialisierung und bildet alle Kernbereiche von der Anwärter- bzw. Mitgliederverwaltung, bis hin zur Rentnerverwaltung integriert ab. Einzelne Insellösungen gehören fortan der Vergangenheit an: Sie können alle Ihre Abläufe aus einer Lösung heraus steuern und verwalten.
Hochspezialisierte Standard-Software
Eine Standard-Software für Altersversorgungseinrichtungen? Aber sicher!
Nicht nur die Kernprozesse der Bestandsverwaltung spielen eine zentrale Rolle in unserem ganzheitlichen Bestandsführungssystem unitop Altersversorgung. Integrierte Microsoft-Produkte (zum Beispiel Microsoft 365 oder Power BI), eingebundene allgemeine und branchenspezifische Funktionen (z. B. Rentner- & Leistungsverwaltung, Zahlstellenmeldeverfahren, testierte Finanzbuchhaltung, DASBV, DMS usw.) sowie enthaltene Schnittstellen (z. B. zur Anbindung von Rentner- und Anwärter-Portalen): Mit unitop können Sie die Gesamtheit Ihrer Abläufe einfach und bequem aus einer Lösung heraus verwalten und die Aufwände der internen Abstimmung nachhaltig reduzieren.
Das Beste: Die Software richtet sich nach Ihren spezifischen Anforderungen und lässt sich bei Bedarf flexibel anpassen und erweitern. Auf Wunsch können Drittlösungen – wie z. B. eine bereits vorhandene Hauptbuchhaltung – angebunden werden.
Sie haben Fragen oder möchten mehr über unitop Altersversorgung erfahren? Wir beraten Sie gerne!
Fallbeispiele & Referenzen
Eine Auswahl unserer Referenzen im Bereich Altersversorgung
Altersversorgung
Babcock Pensionskasse VVaG
Digitalisierung der Altersversorgung am Beispiel der Babcock Pensionskasse
„Fakt ist, dass wir die Verwaltungskosten signifikant senken konnten und wir können heute sagen, dass wir mit einem Jahr Tätigkeit das komplette Bearbeitungsumfeld für betriebliche Altersversorgung in diesem System umgesetzt haben…“
Ralf Langhoff, Vorstand Babcock Pensionskasse VVaG
Warum sich die Babcock Pensionskasse auf dem Weg der Digitalisierung für unitop Altersversorgung entschieden hat, sehen Sie im Video.
