unitop Akademie: alle Aufgaben effizient und transparent mit einer einzigen Datenbank abwickeln!

Seminarraum: Personen arbeiten, blonde Seminarleiterin im Vordergrund.

Seminarverwaltung & Veranstaltungsmanagement leicht gemacht.

Ob Bildungsträger, Bildungseinrichtung oder Event-Veranstalter – unitop Akademie wird Ihren spezifischen Bedürfnissen bestens gerecht. Von der professionellen Planung, über die Gestaltung bis hin zur Abrechnung – für unsere ganzheitliche Branchenlösung sind Veranstaltungsmanagement sowie Lehrgangs- und Seminarverwaltung ein Leichtes. Die All-in-one-Lösung ist hierbei für alle erdenklichen Veranstaltungsarten geeignet: Sei es online oder in Präsenz – unitop unterstützt Sie bei der Organisation von Kongressen, Tagungen, Workshops, mehrstufigen Lehrgängen, Reiseveranstaltungen und vielem mehr.

Analoges Veranstaltungsmanagement war gestern! Mit unserer Softwarelösung bündeln Sie die Gesamtheit Ihrer Abläufe und vereinfachen somit die Verwaltung von Events, Seminaren und sonstigen Fort- und Weiterbildungsangeboten um ein Vielfaches.
So können Sie alle Informationen rund um Ihre Veranstaltungen in der Software hinterlegen und optimal verwalten. Fortan sind alle relevanten Rahmendaten über Dozenten, Referenten, Teilnehmende und Veranstaltungsorte stets griffbereit.

Dank veranstaltungsspezifischer Checklisten behalten Sie selbst in hektischen Zeiten den Überblick: Verschiedene integrierte Vorlagen unterstützen Sie dabei, die Seminarverwaltung zielgerichtet zu gestalten.
Aber nicht nur das: Neben der Raum- und Ressourcenverwaltung ist auch die Finanzbuchhaltung fester Bestandteil von unitop Akademie. Somit deckt die Lösung alle Aspekte eines rundum gelungenen Veranstaltungsmanagements ab.

Screenshot: Auslastungsübersicht von Veranstaltungen in unitop Akademie.

Eine effiziente Seminarverwaltung setzt eine Software voraus, die eine zentrale Steuerung aller Abläufe ermöglicht. Mit unitop Akademie erledigen Sie aus einer Lösung heraus alle Aufgaben, die Sie zum Beispiel als Bildungsträger, Bildungseinrichtung oder Event-Veranstalter zu bewältigen haben. Ihr bestehendes Webportal kann problemlos integriert werden.

Sie haben spezifische Anforderungen an die Software, die Sie für Ihr Veranstaltungsmanagement anstreben? Wir beraten Sie gerne!

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Ganzheitlichkeit

Benötigen Sie eine Lösung für die Seminarverwaltung bzw. das Veranstaltungsmanagement, die alle Prozesse in einem System vereint und maximale Transparenz schafft?

Technologie

Sie möchten die Effizienz Ihrer Bildungseinrichtung bzw. Ihrer Organisation steigern, um die Zufriedenheit Ihrer Kunden zu erhöhen? Setzen Sie auf Technologien, die einfach und bequem an Ihr Veranstaltungsportal angebunden werden können.

Prozesse

Sie sind auf der Suche nach einer Seminarverwaltungssoftware, die all Ihren Abläufen gerecht wird und Sie bei der Planung und Durchführung jeglicher Veranstaltungsarten optimal unterstützt?

Screenshot: unitop Akademie-Dashboard mit Veranstaltungsabrechnungen und Power-BI-Event-Cockpit.

Softwarelösung unitop Akademie

Unsere Lösung unitop Akademie hat weitaus mehr zu bieten als eine klassische Seminarverwaltungssoftware. Ob Webinare oder Präsenzveranstaltungen, ob modulare Lehrgänge, Seminarreihen, Kongresse, Workshops oder Events – unitop Akademie unterstützt Sie in jeder Etappe Ihres Veranstaltungsmanagements:

Das integrierte Raum- und Ressourcenmanagement erleichtert Ihnen die Raumplanung. Hiermit können Sie nicht nur die Verfügbarkeit überprüfen, sondern entsprechende Räume unter Berücksichtigung der gewünschten Ausstattung und Bestuhlung buchen. Auch weitere Ressourcen wie eine mobile technische Ausstattung können hierüber verwaltet werden.

Die Ablage des gesamten ein- und ausgehenden Schrift- bzw. E-Mail-Verkehrs sowie aller relevanten Unterlagen (Rechnungen, Mahnungen, Dozentenverträge, Zertifikate usw.) ist mit dem integrierten Dokumenten-Management-System ein Leichtes.

Für die Abrechnung ist auf unitop Akademie ebenfalls stets Verlass: Die in der Lösung enthaltene zertifizierte Finanzbuchhaltung bietet Ihnen alles, was Sie benötigen, um Teilnahme-, Prüfungs- und Stornogebühren sowie Honorare, Reisekosten und Spesen einfach und bequem abzurechnen. Die abzurechnenden Leistungen können Sie ganz nach Ihren Bedürfnissen flexibel einrichten – ob mit oder ohne Mehrwertsteuer und mit den unterschiedlichsten Preisgruppen.

Last but not least: Mit unitop bleiben sie auch technisch flexibel und auf der sicheren Seite. Die Updates erfolgen automatisch; bei Bedarf wächst die skalierbare Lösung mit und passt sich den neuen Anforderungen an.

Infografik: 9 Hauptfunktionen der unitop-Akademie-Softwarelösung in Halbkreis-Diagramm.

Leistungsumfang

Unsere Branchenlösung bietet umfangreiche Möglichkeiten, um Sie bei der Verwaltung Ihrer Teilnehmer optimal zu unterstützen. Anmeldungen können sowohl für einzelne Veranstaltungen als auch für modular aufgebaute Veranstaltungen (z. B. Kongresse, Lehrgänge oder Seminarreihen, Studiengänge oder Weiterbildungsmöglichkeiten) durchgeführt werden. Die abzurechnenden Leistungen können flexibel auf mehrere Debitoren verteilt werden.

Hinterlegen Sie zu Ihren Teilnehmenden bei Bedarf mehrere Anschriften und Rechnungsadressen sowie etwaige Qualifikationen und Ausbildungsstände. Im Falle einer Stornierung unterstützt Sie unitop bei der Berechnung etwaiger Stornogebühren und erstellt Gutschriften für bereits in Rechnung gestellte Leistungen. In der Teilnehmerhistorie sehen Sie auf einen Blick den gesamten Ausbildungsverlauf der Teilnehmenden.

Mit wenig Aufwand können Sie Ihren Teilnehmenden die Möglichkeit bieten, sich für Veranstaltungen online anzumelden. Hierfür reicht eine per Web-Service an unitop Akademie angebundene Website aus: Anschließend kann die Website die Veranstaltungsdaten live aus unitop lesen und Online-Anmeldungen ohne Zeitverzug übertragen. Durch verschiedene Mechanismen ist die Sicherheit der übertragenen Daten stets gewährleistet.

Unsere Software ist für Bildungseinrichtungen gedacht und konzipiert worden. Daher kommt auch der Dozentenverwaltung eine zentrale Rolle zu. Ob Honorarvereinbarungen, Qualifikationen, Themenschwerpunkte, Verfügbarkeiten oder die Erstattung von Reisekosten – all das verwaltet unitop Akademie für Sie. Somit können Sie Ihre Dozenteneinsatzplanung effizienter gestalten.

Über die Dozenteneinsatz-Historie können Sie jederzeit nachsehen, welche Dozenten bzw. Dozentinnen welche Veranstaltungen bereits durchgeführt haben, welche Termine noch anstehen und vieles mehr. Bei Bedarf können Sie in unitop auf die gesamte Korrespondenz zugreifen. Die Erfassung von (Standard-)Honoraren, Fahrtkosten oder weiteren anfallenden Ausgaben wird ebenfalls von unitop Akademie übernommen. Damit können Sie im Nachgang die kreditorische Abrechnung schnell und einfach abwickeln – ganz ohne Schnittstellen.

Im Rahmen der Seminarverwaltung kommt der optimalen Verteilung der vorhandenen Raumkapazitäten eine zentrale Rolle zu. Unabhängig davon, ob die geplanten Veranstaltungen intern oder extern stattfinden – mit unserem unitop-Raum- und Ressourcenmanagement haben Sie stets den Überblick über die Verfügbarkeit Ihrer Räume und Ressourcen.

Sie haben die Möglichkeit, für jeden Raum die Ausstattung (z. B. Beamer, Lautsprecher, Whiteboards, Klimaanlage, …) frei zu definieren, vorhandene Bestuhlungsformen mit unterschiedlichen Kapazitäten anzulegen. Somit wird sichergestellt, dass die betreffenden Räume stets die gewünschten Größe- und Ausstattungskriterien erfüllen. Hierbei unterstützt Sie eine grafische Raum- und Ressourcenübersicht, um vorhandene freie Kapazitäten schnell erkennen zu können.

Screenshot mit Kalkulationsschema zu einer Veranstaltung, die der Ausbildung als Datenschutzbeauftragtem/-r dient. Dort sind alle relevanten Posten aufgeführt, inklusive errechnete Gewinnschwelle in der rechten Spalte.

Für eine professionelle Planung und Durchführung einer Veranstaltung ist eine fundierte Kalkulation unerlässlich. Unsere ganzheitliche Seminarverwaltungssoftware kommt mit einer integrierten Finanzbuchhaltung daher und bietet Ihnen somit die Möglichkeit zur Erstellung einer Vorkalkulation für jede Veranstaltung.

Budgetieren Sie alle Erlös- und Aufwandspositionen und lassen Sie sich vom System die Gewinnschwelle Ihrer Veranstaltung errechnen. Über die Nachkalkulation können Sie jederzeit den aktuellen Ist-Zustand mit dem in der Vorkalkulation ermittelten Budget vergleichen.

Die vollumfänglich in unitop Akademie integrierte Finanzbuchhaltung unterstützt Sie bei allen Tätigkeiten des internen und externen Rechnungswesens. Neben der Hauptbuchhaltung können Sie mittels unserer Branchenlösung das Debitoren- und Kreditorenmanagement sowie den Zahlungsverkehr abwickeln. Hierbei werden die SEPA-Anforderungen vollständig erfüllt.

Sie benötigen eine Anlagenbuchhaltung und eine Kostenrechnung? Auch dies ist mit unserer Lösung problemlos möglich. Eine Budgetverwaltung, eine Liquiditätsprognose und ein umfangreiches Finanzberichtswesen runden den Leistungsumfang dieser Funktion ab. Die Finanzbuchhaltung ist testiert und entspricht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB). Das Testat stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Dank der vorliegenden vollständigen Einbindung von Microsoft 365 können Sie Ihr Veranstaltungsmanagement nahtlos in Ihre beliebten Geschäftsanwendungen integrieren. Ob Teams, Excel, Word, Outlook, Forms, Flow oder Power BI zur datenbasierten Analyse all Ihrer Maßnahmen: Mit unitop Akademie stehen Ihnen alle Türen der digitalen Zusammenarbeit offen.

Screenshot einer Outlook-Oberfläche mit integrierten Funktionalitäten der Softwarelösung unitop Akademie, die eine E-Mail-Konversation und ein CRM-Panel mit Kontaktdetails und Veranstaltungsinformationen anzeigt.

Durch den Einsatz von unitop Akademie digitalisieren wir erfolgreich unser Veranstaltungsmanagement – und das bereits seit vielen Jahren. Alle Daten rund um unsere Veranstaltungen fließen in der Software zusammen und sind miteinander verknüpft.

dbb akademie

Integrierte Komplettlösung

Die ganzheitliche Seminarverwaltungssoftware unitop Akademie ist auf die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Branche zugeschnitten. Die Komplettlösung deckt ihre gesamten Veranstaltungsmanagement-Prozesse ab und hilft Ihnen dabei, die Abläufe Ihrer Organisation zeit- und kosteneffizienter zu gestalten.

Gelb-weiße Grafik zeigt Veranstaltungsarten der unitop Akademie-Softwarelösung.

CRM für Akademien

Sei es für die Teilnehmerverwaltung oder den Aufbau langfristiger Bindungen mit Ihren Dozierenden und Referenten – Customer-Relationship-Management spielt eine zentrale Rolle für den Erfolg Ihrer Veranstaltungen. Mit unitop Akademie benötigen Sie hierfür keine zusätzlichen Insellösungen: Ein vollumfänglich nutzbares CRM-System ist fester Bestandteil unserer breit aufgestellten Seminarverwaltungssoftware. Somit können Sie aus der Lösung heraus Ihre Loyalitätskampagnen steuern und beispielsweise zielgruppenspezifische Newsletter verschicken.

Software-Features

Stabiler Betrieb

Als fertige Branchenlösung hat unitop Akademie das Alleinstellungsmerkmal, die Abläufe Ihrer Organisation in Standardfunktionen abzubilden. Diese hohe Standardisierung kommt der Implementierung zugute, sorgt für einen stabilen Dauerbetrieb, vereinfacht Aktualisierung und Wartung und ermöglicht ein kostengünstiges Hosting in der Cloud. Auf Wunsch kann unitop zudem an Ihre spezifischen Anforderungen angepasst werden.

Komfortable Nutzung

Mit unitop Akademie genießen Sie den Komfort und die Transparenz einer ganzheitlichen Software für Ihre Organisation, bei der Sie alle Microsoft-Anwendungen bequem in der unitop-Oberfläche nutzen können. Externe Programme können unkompliziert über Webservices oder per API angebunden werden.

Ortsflexibilität & Geräteunabhängigkeit

Da Sie das Tagesgeschäft vollständig aus unitop heraus abwickeln, haben Sie und Ihre Mitarbeitenden jederzeit Zugriff auf alle relevanten Daten und Datenquellen Ihrer Organisation – unabhängig davon, wo Sie sich gerade befinden und mit welchem Endgerät Sie arbeiten möchten.

Rollenbasierte Benutzungsoberfläche

Funktionsbasierte Rollencenter stellen sicher, dass Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die Informationen sehen, die sie im Tagesgeschäft tatsächlich benötigen. Dies steigert die Effizienz und Entscheidungssicherheit zugleich. Das intuitive Microsoft-Look-and-Feel sorgt für eine einfache Bedienung des Dashboards.

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