unitop Fundraising

Das Adressmanagement in unitop Fundraising ist ein auf Non-Profit-Organisationen zugeschnittenes Customer-Relationship-Management. Dort werden all Ihre Kontakte (samt allen für Ihre Organisation relevanten Daten) gespeichert und verwaltet: Interessenten, Spender, Fördermitglieder, Partner und sonstige relevante Kontakte.

Die Lösung unterscheidet dabei nach Unternehmens- und Personenkontakten; somit kann sie auch komplexe Organisationsstrukturen problemlos abbilden. Alle weiteren Module und Funktionen dieser Fundraising-Software können jederzeit auf die zentralen Daten aus dem CRM zugreifen. Dieser integrierte Ansatz hat den großen Vorteil, dass Änderungen oder Ergänzungen an den Daten sich ohne Ihr Zutun augenblicklich auf alle Bereiche und Abteilungen Ihrer Organisation auswirken. Zudem fließen alle relevanten Informationen aus den anderen Bereichen der unitop Fundraising-Software in das CRM:

• Auf den Kontaktkarten Ihrer Spenderinnen und Spender stehen Ihnen flexible Info-Boxen zur Verfügung.
  • Dort werden zum Beispiel regelmäßige Spenden, Patenschaften, Zahlungen aus der Finanzbuchhaltung, Anzahl von Erbschafts- oder Bußgeldvorgängen sowie die letzte Kontaktaufnahme angezeigt.
• Für den Zugriff auf die gespeicherten Daten wird eine effiziente Berechtigungsstruktur verwendet. Sie erhalten zudem Hilfestellungen, um Tabellen und Tabellenfelder hinsichtlich potenziell DSGVO-relevanter Inhalte zu klassifizieren. Die Software unterstützt Sie ebenfalls bei der Beauskunftung und Anonymisierung von Daten.

Ein Spender hat mehrere Adressen? Keine Sorge! In unitop lassen sich beliebig viele Adressen erfassen. Sie können zudem im Adressenmanagement festlegen, welche Adresse Sie für die anstehende Fundraising-Korrespondenz bevorzugt einsetzen möchten. Über die Serienbrieffunktion können Sie einfach und bequem Dankbriefe direkt aus dem System heraus anstoßen und Ihre Korrespondenz automatisch in der digitalen Akte beim Kontakt ablegen lassen.

Selbstverständlich gilt dies auch für Ihre E-Mails aus Microsoft Outlook. Dank der Integrationsmöglichkeit in die Microsoft Office 365-Landschaft wird die Kommunikation zu Ihren Spendern und Förderern nachhaltig gestärkt. Greifen Sie über das Outlook Add-in direkt auf die Stammdaten des Absenders zu und ändern Sie Kontakt- bzw. Spenderinformationen bequem aus Ihrem E-Mail-Programm heraus.

Das professionelle Anredemanagement stellt sicher, dass akademische Titel sowie Vor- und Nachtitel sauber angelegt und verwendet werden. Gleiches gilt für die hinterlegten Partnerinformationen sowie die Auswahl der richtigen Anrede, um Ihre Spenderinnen und Spender stets korrekt anzusprechen. Sie haben zudem die Möglichkeit, Verknüpfungen zwischen Kontakten zu erstellen und festzulegen, in welchen Funktionen die Kontakte in Beziehung zueinanderstehen.

Planen Sie Ihre Aktivitäten über das integrierte Aufgabenmanagement und lassen Sie sich diese auf Ihrem Dashboard übersichtlich in virtuellen Aufgabenstapeln anzeigen.

Die Anlagenbuchhaltung Ihrer Software für die Spendenverwaltung ermöglicht Ihnen die professionelle Verwaltung Ihrer materiellen und immateriellen Anlagen unter Berücksichtigung der steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben. Der gesamte Lebenslauf einer Anlage ist per Knopfdruck ersichtlich – ganz gleich, ob es sich um Anschaffungen, Zuschreibungen, Abschreibungen oder Sonderabschreibungen handelt. Anschaffungen kalkulieren Sie, indem Sie mittels Plananlagen verschiedene Szenarien simulieren.

Business Intelligence ist Teil unseres ganzheitlichen unitop Konzepts. Mit unitop BI lassen sich Auswertungen zu sämtlichen Bereichen Ihrer Organisation (z. B. Finanzbuchhaltung, Spendenverwaltung, Veranstaltungsmanagement etc.) erstellen und mit Mitarbeitern zur gemeinsamen Bearbeitung teilen. Als technologische Basis setzen wir dabei auf die BI-Tools TARGIT oder Microsoft Power BI. Ebenfalls lassen sich externe Datenquellen konsolidieren und auswerten. unitop BI zeichnet sich durch eine Vielzahl vordefinierter Analysen aus. Es lassen sich aber auch eigene Analysen durchführen und professionelle Berichte zusammenstellen. Neben den klassischen Diagrammen können Sie auch sogenannte Flächenkartogramme nutzen, um Spendenzahlungen noch schneller zu visualisieren. Erstellen Sie ein automatisiertes Verteilungssystem, aus dem regelmäßig, z. B. per E-Mail, Berichte versendet werden und lassen Sie sich informieren, sobald wichtige Schwellenwerte erreicht werden.

Wie hoch waren Ihre Bußgeldeinnahmen im vergangenen Jahr? Zu niedrig? Viele Spendenorganisationen unterschätzen die Möglichkeiten eines professionellen Bußgeldmarketings zur Gewinnung weiterer Einnahmen für ihre Projekte.

Die Abwicklung Ihrer Bußgeldfälle erfolgt in unitop Fundraising weitestgehend automatisiert. Hierbei ist es unerheblich, ob Sie Bußgeldzahlungen als Einmalzahlungen oder in Raten erhalten. Sollten Zahlungen ausbleiben, werden Ihnen diese in einer separaten Übersicht angezeigt. Selbstverständlich steht Ihnen auch die notwendige Statistik für die Oberlandesgerichte zur Verfügung.

Mit unitop Fundraising erhalten Sie ein vollständiges und professionelles Dokumentenmanagementsystem. Es reduziert die Such- und Bearbeitungszeiten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Ausgehende und eingehende Korrespondenz werden mithilfe des DMS vorgangs- und kontaktbezogen abgelegt.  

Darüber hinaus unterstützt das System die Versionierung von Dokumenten, damit Sie insbesondere bei der Erstellung komplexer Dokumente wie Vertragswerke stets an der aktuellen Version arbeiten. Außerdem können Sie Dokumente unveränderlich archivieren.

Für die Verwaltung eingehender bzw. zukünftiger Erbschaftsfälle finden Sie in unitop Fundraising zahlreiche Funktionen, die Ihnen das Erbschaftsmanagement vereinfachen. Ob beteiligte Personen (zum Beispiel Notare oder Verwandte) oder weitere zentrale Angaben wie Erblasser, Sterbedatum und Erbschaftsart – die Fundraising-Software unterstützt Sie und passt sich den vorliegenden Erbschaftsfällen an.

Somit können Sie anhand der vorliegenden Erbschaftsmanagement-Funktionen sowohl bereits zu Lebzeiten geplante zukünftige Nachlässe als auch per letztwilliger Verfügung hinterlassene Erbschaften optimal verwalten. Hierbei haben Sie auch die Möglichkeit, die Erbmasse nach festgelegten Kriterien zu kategorisieren (Immobilien, Aktien usw.), um anschließend eine Gesamtübersicht zu erhalten. Selbstverständlich können Sie aus unitop Fundraising heraus mit nur wenigen Klicks die Papierakte zu einem gegebenen Erbschaftsfall jederzeit erstellen und ausdrucken lassen.

Die vollumfängliche Finanzbuchhaltung in unitop Fundraising unterstützt Sie bei allen Tätigkeiten des internen und externen Rechnungswesens.

Die Hauptbuchhaltung ermöglicht Ihnen die Verwaltung mehrerer Finanzmandanten, sodass Sie Verein und wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb (WGB) sowie etwaige weitere Mandanten sauber voneinander trennen können. Sie können Mandanten konsolidieren sowie Belege elektronisch zwischen Mandanten austauschen – zum Beispiel, wenn der WGB dem Verein eine Dienstleistung berechnet. Darüber hinaus unterstützt Sie das System bei der Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung und der E-Bilanz.

Neben der Hauptbuchhaltung können Sie auch das Debitoren- und Kreditorenmanagement sowie den Zahlungsverkehr abwickeln. Die SEPA-Anforderungen werden vollständig erfüllt. Eine Budgetverwaltung, eine Liquiditätsprognose sowie ein umfangreiches Finanzberichtswesen runden den Leistungsumfang dieser Funktion ab.

Die Finanzbuchhaltung ist testiert und entspricht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung (GoB). Das Testat stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mehr Informationen rund um die Finanzbuchhaltung von unitop finden Sie hier:

Finanzbuchhaltung mit unitop

Ganz gleich, ob Sie postalische oder digitale Mailings organisieren – in der Kampagnenverwaltung von unitop Fundraising greifen Sie auf Ihren gesamten Datenbestand zu und wählen diesen individuell aus. Dabei werden Sie von intuitiven Abläufen sowie einer komfortablen Selektionsmaske unterstützt. Definierte Selektionskriterien können Sie speichern und bei künftigen Mailings erneut verwenden. 

Haben Sie eine Selektion erstellt, dann können Sie diese mit „Sperrlisten“ abgleichen, um sicherzustellen, dass nur freigegebene Kontakte angeschrieben werden. Anschließend führen Sie den Druck und Versand Ihres Mailings durch – oder Sie übermitteln die mit Ihrer Fundraising-Software selektierten Kontakte an den ausführenden Versanddienstleister.

Die Kostenrechnung bietet Ihnen ein effektives Controlling-Instrument. Sie können aktuelle und budgetierte Kosten aus dem operativen Geschäft analysieren, aber auch Analysen nach Abteilungen, Produkten und Projekten durchführen. Die Kostenrechnung synchronisiert Kostendaten mit der Finanzbuchhaltung und verteilt diese anschließend auf verschiedene Kostenstellen und Kostenträger.

Mit der Projektverwaltung erhalten Sie ein professionelles Instrument zur Projektabwicklung, von der Planung bis zur Auszahlung der Projektmittel. Die Projektplanung kann einfach über die Finanzmittel erfolgen, aber auch detailliert auf der Ebene der Ressourcen und Artikel. Aus den Planungswerten werden Finanzbudgets gebildet, die in der Analyseauswertung einen Soll-Ist-Vergleich erlauben.

Die Bewilligung der Projektmittel beginnt mit einem Vorschlag des verantwortlichen Planungsbereichs, durchläuft eine separate Genehmigung und wird mit der Finanzbuchung abgeschlossen.

Die Auszahlung der Mittel ist sowohl in der Hauswährung als auch in einer Fremdwährung möglich.

Im Projektverlauf sind mehrere ergänzende Planungen, Bewilligungen und Auszahlungen möglich. Auf veränderte Projektsituationen kann somit jederzeit reagiert werden und durch eine detaillierte Darstellung bleibt der Geldfluss nachvollziehbar. Jeder Kontakt kann als projektbeteiligte Person hinterlegt werden. Zudem lassen sich projektbezogene Aufgaben hinterlegen, um die Organisation der projektrelevanten Tätigkeiten einfach nachvollziehen zu können. Ausgehende sowie eingehende Korrespondenz zu einem Projekt werden mit Bezug zu den beteiligten Personen erstellt bzw. importiert. So ist sichergestellt, dass die gesamte Korrespondenz eines Projektes zentral verfügbar und jederzeit einzusehen ist.

Das Spendenmanagement bietet Ihnen alles, was Sie zur professionellen Betreuung Ihrer Spender benötigen. Sehen Sie auf einen Blick den Status Ihres Spenders in der Spenderpyramide und der RFM-Analyse, seine getätigten Spenden, ausgestellte Spendenquittungen sowie etwaige Umbuchungen.

Die Erfassung einer Anlassspende kann manuell erfolgen oder mit dem Import einer Adressliste. Anschließend kann ein Dankbrief erstellt werden, der alle beteiligten Spenderinnen und Spender sowie die Gesamtspendensumme ausweist. Die Erfassung von Sachspenden mit Hinterlegung aller wichtigen Daten, wie z. B. Wert der Sachspenden oder Aktionscode ist ebenso möglich.

Verschiedene Marketingkennzeichen verschaffen Ihnen zudem schnell einen Überblick darüber, wie oft der Spender im Jahr angeschrieben werden darf und welche Dank- und Quittungsregeln hinterlegt sind.

Sollten Sie über einen Onlineshop verfügen, lässt sich auf Wunsch der Artikelbestand über die in unitop Fundraising integrierte Warenwirtschaft abbilden. Sie können in der Software lieferantenbezogene Einkaufspreise zu Ihren Artikeln sowie Verkaufspreise nach zuvor definierten Zielgruppen hinterlegen. Anhand von Mindestmengen unterstützt Sie das System mit Bestellvorschlägen, sodass Sie immer die richtige Anzahl an Artikeln vorrätig haben.

Wahlweise können Sie die eingehenden Aufträge manuell erfassen, oder eine Schnittstelle in unitop verwenden, um die Aufträge automatisch aus Ihrem Onlineshop ziehen zu lassen. Nach der Kommissionierung Ihrer Aufträge unterstützt Sie unitop beim Versand. Somit erhalten Ihre Mitglieder bzw. Kunden schnellstmöglich die bestellte Ware. Auch die Abwicklung von Reklamationsfällen übernimmt die Software für Sie.

Die Workflow-Steuerung unterstützt alle Arbeitsabläufe, an denen mehrere Mitarbeiter mitwirken – zum Beispiel die Prüfung von Eingangsrechnungen oder die Erstellung und Unterzeichnung von Seminarteilnahmebestätigungen. Dabei gewährleistet sie, dass die definierten Aufgaben rechtzeitig in der richtigen Reihenfolge erledigt werden; Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden automatisch benachrichtigt. Insbesondere bei zeitkritischen Prozessen oder Freigabeverfahren leistet die Workflow-Steuerung wertvolle Dienste.

Unabhängig davon, ob eingehende Spenden über eine Ihrer Kampagnen initiiert wurden oder ob die Spender einfach der guten Arbeit Ihrer Organisation vertrauen, unterstützt Sie die Zahlungsanalyse Ihrer Fundraising-Software bei der Verarbeitung der eingehenden Spenden. Ein Großteil der eingehenden Spenden kann automatisiert mit Zuordnung zum Spender, zur Aktion und zur Mittelverwendung verarbeitet werden. Hierbei arbeitet die Zahlungsanalyse in unitop Fundraising nicht nur mit einer professionellen Namensanalyse, sondern auch mit phonetischen Logiken und Begriffssubstitutionen, um z. B. bei der Mittelverwendung Begriffe wie „Horn von Afrika“ oder „Ostafrika“ automatisiert dem richtigen Projekt zuordnen zu können. Somit entfällt ein Großteil der manuellen Spendenverarbeitung und es müssen nur die Spenden manuell verarbeitet werden, die im Rahmen der Zahlungsanalyse nicht eindeutig zugeordnet werden können.