Was ist das Onlinezugangsgesetz (OZG)?
Mit nur einem Klick zum Antrag – das OZG macht dies jetzt möglich
Von der „digitalen Verwaltung“ profitieren auch die Kammern
Antragsstellungen von daheim aus zu tätigen ist jetzt kinderleicht möglich. Benötigen Sie einen neuen Führerschein, eine Geburtsurkunde oder eine Beglaubigung? All diese Dokumente können Sie, als Bürgerinnen und Bürger der 16 Bundesländer, seit Ende 2022 elektronisch beantragen. Der persönliche Gang zum Amt wird damit oftmals hinfällig. Um die Digitalisierung der Verwaltung beziehungsweise aller Dokumente und Anträge möglich zu machen, mussten einige Vorkehrungen getroffen werden. Konkret setzte dies zwei wichtige Schritte voraus: Zum einen mussten die rund 575 Verwaltungsleistungen in eine digitale Version transformiert werden, zum anderen galt es, eine IT-Infrastruktur zu schaffen, auf die alle Nutzer zugreifen können.
Positive Effekte durch das OZG für Organisationen
Davon profitieren auch die Behörden, Kammern und Co., zumal Antragsprozesse nicht nur effektiver gestaltet und beschleunigt werden, sondern gleichzeitig auch Fehlerquellen deutlich minimiert werden. Darüber hinaus fördert die Einführung des OZG die Vernetzung und Zusammenarbeit über Behörden- und Ländergrenzen hinweg. Dies wiederum spart Zeit, aber auch Ressourcen.
Mit unserer Software unitop NPO Kammer werden Sie die Herausforderungen des OZG bewältigen.
Doch was bedeutet die Umstellung durch das OZG konkret für die Kammern?
Das OZG betrifft neben den diversen Behörden und Bundesanstalten auch die berufsständischen Körperschaften und Kammern, die mit ihren ca. 8,5 Millionen Mitgliedern fest in der Verwaltungslandschaft der Bundesrepublik Deutschland verankert sind. Aktuell führt der OZG-Umsetzungskatalog über 350 Kammerleistungen an, worunter beispielsweise die Erteilung von Berufszulassungen, die berufliche Aus- und Weiterbildung, die Vorgabe von Prüfungsrichtlinien, aber auch die Bestellung von Sachverständigen fallen.
Verglichen mit anderen europäischen Ländern zählt Deutschland im Bereich der „digitalen Verwaltung“ nicht gerade zu den Vorreitern. Angesichts der Tatsache, dass Deutschland ein föderalistisch organsiertes Land ist – jedes Bundesland verfügt über eigene Kompetenzen bei der Gesetzgebung – war die Einführung des OZG auf bundesweiter Ebene eine komplexe Herausforderung.
Kurzum bedeutet dies:
Das übergeordnete Ziel der Zentralisierung ist eine Entlastung der Kammern auf regionaler Ebene, ebenso wie die Abschaffung ineffizienter Kommunikations- und Abstimmungsschleifen.
Szenarien
Stellen Sie sich dazu die folgenden drei Szenarien vor:
Gerne veranschaulichen wir Ihnen die Vorteile anhand des ersten Beispiels einmal genauer:
Stellen Sie sich vor, ein Interessent füllt online den Mitgliedsantrag Ihrer Kammer aus. Die benötigten Belege können mit dem Antrag bereits digital im Portal hinterlegt werden. Das System (bzw. Portal) prüft anschließend die angegebenen Daten auf ihre Validität. Dies reduziert nicht nur Ihren Verwaltungsaufwand, sondern vermeidet auch unvollständige Anträge, die Ihre Kammer erreichen. Zu diesem Zeitpunkt weiß der Interessent bereits, dass er keine wichtigen Informationen vergessen hat und Sie können davon ausgehen, dass die eingegebenen Daten korrekt und komplett sind.
Nach dem Versand des Antrags über die Homepage werden die Daten automatisch in die Prüftabelle von unitop Kammer übermittelt, worüber einer Ihrer Kammermitarbeiter automatisch informiert wird. Der Mitarbeiter erhält in diesem Fall eine Meldung, dass ein neuer Antrag zur Prüfung eingegangen ist. Er kann diesen im Anschluss einsehen und den Datensatz per Knopfdruck in das System Ihrer Kammer übernehmen. Ein fehleranfälliges Abtippen der Adress- und Antragsinformationen wird somit unnötig. Auch reduzieren sich aufwändige Rückfrage-E-Mails und Telefonate. So werden Ihre Verwaltungsprozesse zum einen beschleunigt, zum anderen werden Prozesse effektiver und transparenter gestaltet. Dies führt wiederum zu einer Reduzierung der Verwaltungskosten bei gleichzeitiger Produktivitätssteigerung.
Die drei Phasen
Welche Vorkehrungen müssen Sie als Kammer treffen?
Das OZG verpflichtet Sie als Kammern dazu, Ihre Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 digital anzubieten. Die Pflicht besteht darin, dass Sie als Kammer Ihre Verwaltungsportale zu einem Portalverbund verknüpfen. Dafür wird eine IT-Infrastruktur benötigt, die eine sichere, zuverlässige und effiziente Bereitstellung Ihrer Leistungen ermöglicht. Für Sie als Kammer bedeutet dies konkret, dass Sie ein sogenanntes drei-Phasen-Modell durchlaufen müssen:
Was dies konkret bedeutet, erfahren Sie unter anderem auf den Seiten des BMI.
Weitere Vorkehrungen, die seitens der Kammern getroffen werden müssen, sind unter anderem die Gewährleistung einer permanenten Erreichbarkeit, die Verknüpfung der diversen Portale sowie die Anbindung an ein Customer-Relationship-Management-System (CRM), um eine Verwaltung der gesamten Mitgliederdaten zu vereinfachen. Hierbei ist es nicht zielführend, Leistungen in Formularen gemäß den Vorgaben des OZG digital bereitzustellen, wenn interne Prozesse zum Teil noch papierbasiert ablaufen. Dies wird dem Ziel einer schnellen Informationsbereitstellung und -verarbeitung nicht gerecht.
Was ist ein CRM? Wir erklären es auf unserer Themenseite
Vorteile
Das OZG stellt die Weichen für eine digitale Zukunft
Die größten Vorteile im Überblick
Benötigen Sie weitere Informationen oder eine gezielte Beratung? Wir helfen Ihnen jederzeit gerne weiter.
Beste Beratung
Wir sind der verlässliche Partner an Ihrer Seite
Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung der OZG-Richtlinien
Szenario:
Unsere erfahrenen Berater analysieren gemeinsam mit Ihnen vorhandene Prozesse und optimieren diese mit unserem ganzheitlichen unitop Konzept. Damit schaffen Sie die Basis für die erfolgreiche Digitalisierung Ihrer internen Kammerprozesse.
Das Ziel hierbei ist die Bereitstellung einer ganzheitlichen Kammerverwaltungssoftware mit allen Kernprozessen in einem ganzheitlichen System.
Dabei legen wir den Fokus auf die Nutzung von standardisierten Schnittstellen, um Ihre Verwaltungsleistungen digital bereitzustellen. Wir vertrauen auf die neuesten integrierten Technologien zum effizienten Ausbau Ihrer Kammerleistungen und engagieren uns für die stetige Weiterentwicklung unserer Kammerverwaltungssoftware und der Beratungskompetenz unserer Mitarbeiter.
GOB
Warum wir?
Wir als GOB verfügen über jahrzehntelange Erfahrung bei der Digitalisierung von Unternehmens- und Verwaltungsprozessen. Mit unserem ERP-System unitop und unseren erfahrenen Beratern können wir alle IT-Prozesse der Kammern ganzheitlich abbilden. Die in diesem Konzept implementierten Techniken und unser etabliertes Prozessmanagement bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Prozesse optimal und modern zu gestalten. Damit schaffen Sie die Basis für die Umsetzung der Anforderungen des OZG. Standardisierte Schnittstellentechnologien ermöglichen Ihnen die digitale Bereitstellung der Pflichtleistungen.
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