ERP-Einführung: 7 Erfolgsfaktoren

Ab welchem Komplexitätsgrad sollten Sie ein ERP-System einführen? Wann ist der richtige Zeitpunkt dafür? Wir empfehlen Ihnen die Einführung so früh wie möglich in Erwägung zu ziehen. Damit verhindern Sie die Ansammlung von Insellösungen und Workarounds und sparen auf längere Sicht sowohl Zeit als auch Geld. Wenn die Implementierung zu einem frühen Zeitpunkt erfolgt, werden aufwendige Umstellungen – inklusive Änderungen und langen Umgewöhnungen – obsolet. Hierbei müssen Sie nicht von Anfang an alle Prozesse Ihres Unternehmens abbilden. Sie können die Einführung Schritt für Schritt gestalten und das System bei Bedarf mit Ihnen wachsen lassen. So schaffen Sie eine stabile Basis, die Sie zukünftig um weitere Funktionalitäten erweitern und skalieren können.

Wie genau kennen Sie die Prozesse und Strukturen Ihres Unternehmens? Diese Frage sollten Sie vor der Einführung eines ERP-Systems mit „sehr genau“ beantworten können. Denn nur so können Sie sich für eine passende Lösung entscheiden, die ein optimales Kosten-Nutzen-Verhältnis aufweist. Es geht schließlich darum, ein ERP zu implementieren, das die Gesamtheit Ihrer relevanten Abläufe unterstützt. Das System sollte folglich weder unter- noch überdimensioniert sein. Mit der gründlichen Analyse Ihrer Prozesse sowie einer klaren Definition Ihrer Anforderungen in Form eines Backlogs stellen Sie sicher, dass Sie Ihre digitale Transformation in die gewünschte Richtung lenken.
Die Priorisierung Ihrer Anforderungen ermöglicht eine schrittweise Implementierung über einen längeren Zeitraum. Hierfür kann es hilfreich sein, folgende Fragen zu beantworten:

– Wie sind die unterschiedlichen Arbeitsabläufe in den verschiedenen Bereichen strukturiert?

– Welche Abläufe sind bereits vollkommen und sollen genauso übertragen werden, wie sie jetzt sind?

– An welchen Stellen lassen sich noch Verbesserungen umsetzen, die Sie mit Ihrer neuen Lösung abbilden können?

Die Antworten auf diese Fragen helfen Ihnen dabei herauszufinden, welche Funktionalitäten Ihr neues ERP-System mitbringen sollte. Je präziser die im Backlog festgelegten Anforderungen, desto effizienter und nachvollziehbarer die Erfolgeder zukünftigen Implementierung.

Je nach Branche und Unternehmen sind die Anforderungen an die neue Lösung anders. Umso wichtiger ist es, dass Sie ein ERP einführen, das Ihren tatsächlichen Bedürfnissen entspricht. Hierbei spielt nicht nur die Technologie eine Rolle, auch die Zusammenstellung der Funktionalitäten sollte zu Ihnen passen:

– Ob SaaS oder hybrid: Die Auswahl der zugrundeliegenden Infrastruktur ist entscheidend für die Gestaltung Ihres ERP-Systems.

– Auch die Funktionalitäten sollten zu Ihnen passen und Ihre Prozesse vollumfänglich abbilden.

Die Lösung, für die Sie sich entscheiden, sollte nicht nur flexibel und skalierbar sein. Sie sollte ebenfalls zukunftsfähig und benutzerfreundlich sein sowie ein breites Spektrum an nützlichen Branchenfunktionen mitbringen. IT-Expertise, langjährige Branchenerfahrung sowie erstklassiger Support sind weitere entscheidende Faktoren für die Auswahl und Einführung eines bestimmten ERP-Systems. Die Anfrage einer Live-Demo und/oder die Testung Ihrer Wunschlösung gemeinsam mit Key-Userinnen und -Usern aus den unterschiedlichen Bereichen Ihres Unternehmens können in der Entscheidungsphase sehr sinnvoll sein.

Die Erstellung eines klaren Zeitplans stellt sicher, dass die Einführung im gewünschten Rahmen bleibt – auch kostenmäßig. Der Erfolg der ERP-Implementierung hängt maßgeblich von den Verfügbarkeiten der notwendigen Ressourcen ab. Mit einem definierten Zeitplan können Sie die benötigten Personalressourcen besser einplanen. Bei Bedarf können Anpassungen innerhalb des festgesetzten Zeitplans vorgenommen werden. Ob gänzliche Neueinführung, Ergänzung oder Aktualisierung eines ERP-Systems: Unser hybrides Projektmanagement vereint klassische und agile Methoden, um Ihre Anforderungen erfolgreich in die Tat umzusetzen. Hierbei unterstützen wir Sie in der Gestaltung eines optimalen Zeit- und Personeneinsatzplans, inklusive Meilensteinen und Pufferzeiten.

Was bringt es Ihnen, das beste ERP-System zu implementieren, wenn diejenigen, die damit arbeiten sollen, mit ablehnender Haltung reagieren? Um die Erfolgschancen zu erhöhen, sollten Sie die zukünftigen Nutzerinnen und Nutzer möglichst früh einbeziehen, am besten bereits für die Erstellung des Backlogs. Somit stellen Sie zum einen sicher, dass Sie alle relevanten Anforderungen berücksichtigt haben. Zum anderen stellen Sie dadurch die Weichen für eine gelungene Einführung. Für ein optimales Change-Management rund um die ERP-Einführung sollten Sie regelmäßige Updates zum Status des laufenden Projekts weitergeben und Feedback einholen. Praxisnahe Schulungen und Workshops unterstützen Sie dabei, die Einsatzbereitschaft von vornherein optimal vorzubereiten. Mit einem transparenten Zeitplan können Sie zudem Druck und Unsicherheit positiv entgegenwirken.

Je individualisierter die Programmierung, desto unflexibler die Lösung. Umso wichtiger ist es, dass Sie ein ERP-System einführen, das nicht nur ganzheitlich funktioniert, sondern auch auf einer stabilen, langfristig gedachten Basis fußt. Spezifische Änderungen an den vorgesehenen Standard-Funktionalitäten, sollten nur dann erfolgen, wenn diese einen signifikanten Mehrwert und somit Wettbewerbsvorteil mit sich bringen. Cloudbasierte Standard-Software-Lösungen haben den großen Vorteil, dass die Updates automatisch erfolgen und Sie stets auf dem neuesten technologischen Stand sind. Unsere unitop-Lösungen basieren auf Microsoft Dynamics 365 Business Central: In einer SaaS-Infrastruktur profitieren Sie somit von den neuesten Microsoft-Innovationen. Die enthaltenen branchenspezifischen Funktionalitäten sind allesamt standardnah konzipiert: Neben den Basis-Funktionen haben Sie die Möglichkeit, bei Bedarf zusätzliche Funktionalitäten dazu zu buchen, um Ihre Lösung zu erweitern.

Die Implementierung eines neuen ERP-Systems ist alles andere als ein digitaler Spaziergang und kann je nach Unternehmensstruktur mit großen Herausforderungen einhergehen. Somit sollten Sie die Gestaltung, Planung und Durchführung Ihres Projektes in professionelle Hände geben. Ein von Anfang bis Ende sehr gut durchdachtes hybrides Projektmanagement leistet einen wesentlichen Beitrag zur erfolgreichen ERP-Einführung bei. Erfahrene Projektmanagerinnen und Projektmanager mit entsprechenden breitgefächerten Kompetenzen werden die Einführung erleichtern. Wenn Sie zudem die Verfügbarkeit der betreffenden Personalressourcen gewährleisten, steht einem reibungslosen Ablauf der Einführung Ihres neuen ERP-Systems nichts mehr im Wege.