Verband bayerischer
Wohnungsunternehmen e. V.
Die Transformation analoger in digitale Arbeitsabläufe
Der Verband bayerischer Wohnungsunternehmen e. V. (VdW Bayern) hat anhand unserer Branchenlösung unitop Verband die historisch gewachsenen analogen Prozesse erfolgreich in digitale Abläufe überführt. Welche Schritte dafür erforderlich waren, wie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die Einführung des neuen Systems reagiert haben und wie unitop Verband das Tagesgeschäft unterstützt – all das erfahren Sie in folgendem Referenzbericht.
Ausgangslage
Die Herausforderungen des VdW Bayern: Insellösungen, Eigenentwicklungen, analoge Prozesse
Der Verband bayerischer Wohnungsunternehmen e. V. (VdW Bayern) setzt sich seit seiner Gründung 1909 für bezahlbares und sicheres Wohnen in Bayern ein. Mit über 500 Mitgliedsunternehmen, 230 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (über den gesamten Unternehmensverbund) und 4 Tochter- bzw. Enkelunternehmen ist der VdW Bayern ein bedeutender Akteur in der bayerischen Wohnungswirtschaft.
Wohnungsneubau, Klimaschutz, Digitalisierung, …: Um den Branchenentwicklungen standhalten zu können, waren grundlegende Veränderungen der etablierten analogen Prozesse und der in die Jahre gekommene IT-Infrastruktur unerlässlich. Der Verband stand vor folgenden Herausforderungen, die es zu meistern galt:
Lösungsansatz
Mit unserer langjährigen Expertise und Branchenerfahrung (insbesondere mit Verbandsstrukturen) konnten wird den VdW Bayern überzeugen. Der Verband entschied sich für unsere ganzheitliche Lösung unitop, die seinerzeit noch auf Microsoft Dynamics NAV basierte.
Implementierte Module & Funktionalitäten
Um die bestehenden Strukturen und Prozesse des VdW Bayern gänzlich abzubilden, wurden folgende Funktionalitäten in unitop Verband integriert:
Die Implementierung zum 1. Januar 2020 hat uns das Leben deutlich erleichtert. Ohne die Umstellung auf Dynamics NAV hätten wir im März über keinerlei digitale Urlaubsanträge, Zeitkorrekturen, digitale Einkaufs- und Verkaufsrechnungen verfügt. Folglich kam das System für die Pandemie genau richtig und hat uns super unterstützt.
Christian Fischer, Leiter Servicebereich Prozessorganisation & Digitalisierung
VdW Bayern
Die schwierigste Herausforderung zu Beginn bestand darin, jemand zu sein, der die Ruhe bewahrt und gleichzeitig mit positivem Beispiel vorangeht. Es galt die Kolleginnen und Kollegen zu motivieren.
Christian Fischer, Leiter Servicebereich Prozessorganisation & Digitalisierung
VdW Bayern
Hürden & Gewinne
Projekt-Durchführung beim VdW Bayern
Die Implementierung von unitop erfolgte zum 1. Januar 2020, kurz vor Beginn der COVID-19-Pandemie. Dies erwies sich als glückliche Fügung, da die neuen digitalen Prozesse die Arbeit im Homeoffice erheblich erleichterten. Die Implementierung in der Pandemie-Zeit ging mit Herausforderungen einher, die mit Bravour gemeistert werden konnten. Hierbei haben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterschiedlich auf den notwendigen Change-Prozess reagiert:
Mit der Einführung unseres neuen ERP-Systems unitop und der Unterstützung durch die GOB hat der VdW Bayern bei der Digitalisierung einen großen Schritt nach vorne gemacht. Ein Projekt in dieser Größenordnung setzt Professionalität, qualifizierte Beratung und eine faire Partnerschaft voraus. Das hat uns die GOB geboten.
Hans Maier & Andreas Pritschet, Verbandsdirektoren
VdW Bayern
Es gibt bei uns nun ganz klar ein führendes System, in dem annähernd alle Verwaltungsgeschäftsprozesse abgebildet werden können. Des Weiteren ist das Verständnis für unsere Datenbasis deutlich gestiegen. Der größte Nutzen der unitop Branchenlösung war für uns tatsächlich, dass sich der Implementierungsaufwand, die Kernfunktionen des Systems betreffend, ganz stark in Grenzen gehalten hat.
Christian Fischer, Leiter Servicebereich Prozessorganisation & Digitalisierung
VdW Bayern
Einfache Implementierung mit positiven Auswirkungen
Die Implementierung von unitop führte zu signifikanten Verbesserungen in verschiedenen Bereichen des VdW Bayern:
Der VdW Bayern ist ein genossenschaftlicher Prüfungs- sowie Fach- und Interessenverband.
Seit nun fast 116 Jahren setzt sich der Verband für bezahlbares Wohnen im Freistaat ein. Zu den Aufgaben gehören die Wahrnehmung der Interessen der Verbandsmitglieder sowie die Beratung in rechtlichen, steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Fragen.
Die VdW Bayern-Gruppe umfasst neben dem Hauptverband auch mehrere Tochtergesellschaften, die ein breites Spektrum an Dienstleistungen für die Wohnungswirtschaft anbieten.
